ابزار دیتا ولیدیشن(Data Validation) در اکسل
دیتا ولیدیشن یه ابزار تو اکسل هست که بهت کمک می‌کنه مطمئن بشی توی یه سلول فقط داده‌هایی که می‌خوای وارد بشه. مثلاً اگه داری یه لیست از نمره‌ها وارد می‌کنی، می‌تونی مشخص کنی که فقط عددهای بین ۰ تا ۲۰ رو قبول کنه و اگه کسی چیز دیگه‌ای وارد کنه (مثلاً متن یا عدد اشتباه)، یه پیام خطا نشون بده. این کار باعث میشه ورود اطلاعات اشتباه خیلی کمتر بشه و فایل‌هات تمیزتر و قابل اعتمادتر باشن.
برای تغییر این متن بر روی دکمه ویرایش کلیک کنید. لورم ایپسوم متن ساختگی با تولید سادگی نامفهوم از صنعت چاپ و با استفاده از طراحان گرافیک است.
یه کاربرد دیگه‌ش اینه که می‌تونی توی یه سلول، یه لیست کشویی درست کنی که کاربر از بین چند گزینه یکی رو انتخاب کنه. مثلاً برای فرم ثبت‌نام، کاربر فقط بتونه از لیست “شهرها” یکی رو انتخاب کنه. این کار خیلی حرفه‌ای و مرتب نشون میده و سرعت کار رو هم بالا می‌بره.
از همه مهم‌تر، وقتی داری با تیم یا افراد دیگه روی یه فایل کار می‌کنی، دیتا ولیدیشن می‌تونه یه جور کنترل کیفیت باشه. چون هر کسی نمی‌تونه هر چیزی وارد کنه و این باعث میشه داده‌های فایل خیلی دقیق‌تر بشه.
نکات مهم:
- دیتا ولیدیشن یه ابزار کنترلیه؛ اما کاربرها می‌تونن با کپی‌کردن اطلاعات، محدودیت رو دور بزنن. برای جلوگیری از این موضوع، بهتره فایل رو قفل کنی.
- اگه از لیست کشویی استفاده می‌کنی، مطمئن شو که لیستت کامل و دقیق باشه.
- می‌تونی پیام راهنما یا پیام خطا تنظیم کنی تا وقتی داده اشتباهی وارد میشه، توضیح بده مشکل کجاست.
- حواست باشه که تغییرات بعد از اعمال دیتا ولیدیشن فقط روی داده‌های جدید تأثیر می‌ذاره، نه داده‌هایی که قبلاً وارد شدن.
مثال‌های کاربردی:
- توی فرم‌های ثبت‌نام، افراد فقط از لیست کشویی “استان‌ها” یکی رو انتخاب کنن.
- اطمینان از اینکه تاریخ‌های وارد شده بین سال ۱۴۰۰ تا ۱۴۰۲ باشن.
- فقط عددهای مثبت برای ستون “مبلغ” قابل قبول باشه.
- محدود کردن انتخاب نمره بین ۰ تا ۲۰.
- جلوگیری از وارد کردن کاراکترهای خاص توی ستون “کد ملی”.
مسیرش تو اکسل:
1. محدوده سلول‌هایی که می‌خوای محدود کنی رو انتخاب کن.
2. برو به تب Data.
3. روی گزینه Data Validation کلیک کن.
4. از پنجره باز شده، توی بخش Settings نوع محدودیت رو انتخاب کن (مثلاً عدد، لیست کشویی، تاریخ و غیره).
5. اگه می‌خوای پیام راهنما یا خطا تنظیم کنی، به تب‌های Input Message و Error Alert برو و متن دلخواهت رو وارد کن.
6. آخر سر، روی OK کلیک کن.